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Documentation du service Mercure


L'agenda partagé


Cette documentation explique le fonctionnement de l'interface web de l'agenda partagé mercure.

Interface de l'agenda

A la première connexion à Mercure, votre calendrier appelé Agenda personnel est automatiquement créé.

Pour accéder à l'agenda, il faut cliquer sur Agenda dans le bandeau supérieur noir de la page.

Plusieurs Vues de l'agenda sont disponibles :

  • Journée
  • Semaine
  • Mois

La partie gauche de la page affiche la liste des agendas personnels et les abonnements ainsi que la liste des tâches associées aux différents agenda.

Enfin, au-dessus du calendrier, la liste des événements à venir est affichée.

interface_web

Comment créer un événement ?

Dans la partie Agenda, il existe 2 manières de créer un événement :

  • Soit en cliquant sur le bouton Nouvel Événement
  • Soit en cliquant directement dans les cases du calendrier

En vue Journée et Semaine, il est possible de cliquer à hauteur de l'heure de début, puis étirer l'événement pour définir la durée, cliquer une deuxième fois pour fixer l'heure de fin. Une fenêtre s'ouvre alors pour renseigner les détails de l'événement.

En vue Mois, il est possible de cliquer dans les cases des jours pour choisir le jour de l'événement.

creation_evt

Une fenêtre s'ouvre alors pour renseigner les détails de l'événement. Pour enregistrer l'événement, cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer.

creation_evt2

Comment inviter des contacts à un événement ?

Double-cliquer sur l'événement, la fenêtre de détails de l'événement s'ouvre. Cliquer sur le bouton Participants, une nouvelle fenêtre s'ouvre alors.

invit_evt

Pour inviter un contact, il faut cliquer sur le bouton Ajouter un participant. Une ligne supplémentaire est créée dans laquelle vous pouvez taper le nom de l'utilisateur à inviter. En fonction du nom que vous avez tapé, l'auto-complétion affiche alors plusieurs choix de personnes. Veillez à sélectionner la bonne personne : en cas d'homonyme, se baser sur l'adresse email ou le code établissement affiché.

Pour rajouter d'autres personnes, répéter autant de fois souhaitée le point précédent.

Une fois toutes les personnes sélectionnées, cliquer sur le bouton OK de la fenêtre des participants.

Cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer des détails de l'événement pour valider la liste des participants

En cliquant sur la liste des participants, on peut envoyer un mail à tous les participants.

invit_evt2

Comment accepter une invitation à un événement ?

Il est possible d'accepter une invitation à un événement depuis Agenda.

L'invitation apparait dans la vue Agenda à la date prévue de l'événement.

Voir ci-dessous comment accepter une invitation depuis la vue Agenda.

accept_invit

Depuis la vue Agenda :

  • double-cliquer sur l'événement auquel vous êtes invité (événement légèrement translucide avec un cadre avec des pointilles), une fenêtre s'ouvre.
  • Cette fenêtre contient les détails de l'événement, en particulier le nom de l'organisateur et les participants attendus. En face de Réponse, choisir :
    • Je participerai pour accepter l'invitation et confirmer votre participation
    • Je ne participerai pas pour refuser l'invitation
    • Je délègue pour déléguer l'invitation, une barre de recherche apparait. Taper le nom de la personne à qui vous souhaiter déléguer l'événement puis sélectionner la bonne personne.
  • Cliquer sur le bouton OK pour valider votre choix.

accept_invit2

Confidentialité de mon agenda

Dès lors que l'on partage son calendrier, la confidentialité est une fonctionnalité importante à prendre en compte. Par défaut, mercure crée un calendrier appelé Agenda Personnel avec aucun partage ni aucun droit d'accès.  La gestion de la confidentialité de mercure dispose de 3 niveaux de confidentialité pour les événements :

  • Public (niveau de confidentialité par défaut)
  • Confidentiel (événements avec un point d'exclamation dans l'agenda)
  • Privé (événements avec un cadenas dans l'agenda)
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Le choix du niveau de confidentialité d'un événement se fait lors de sa création ou après sa création en ré-éditant un événément (double-clique sur l'événement). Cliquer sur le bouton Confidentialité et choisir le niveau de confidentialité souhaité.

confidentialité_agenda4

Parallèlement au niveau de confidentialité d'un événement, on définit des niveaux d'accès pour chaque utilisateurs auxquels on souhaite partager son agenda.

Il est possible de donner 5 droits d'accès différents classés du plus restreint au plus ouvert :

  • Aucun absolument aucun droit
  • Voir la date et l'heure voir la date et l'heure d'un événement ou la présence d'une tâche d'un calendrier. Le reste de l'information est tronquée
  • Voir tout toute information concernant un objet d'un calendrier (événement ou tâche), exactement comme le propriétaire du calendrier (implique Voir la date et l'heure)
  • Répondre pouvoir répondre aux invitations (implique Voir tout)
  • Modifier pouvoir modifier un objet d'un calendrier i.e. un événement ou une tâche (implique Voir tout et Répondre)

Enfin, il est également possible de donner des droits d'insertion et de suppression d'objets (cad événements et tâches) au calendrier :

  • Cette personne peut ajouter des objets à mon agenda
  • Cette personne peut effacer des objets de mon agenda

Le schéma ci-dessous résume la hiérarchie dans la gestion des niveaux d'accès.

confidentialité_agenda5

Comment partager mon agenda avec mes collègues ?

Dans la partie Agenda, cliquer sur l'onglet Agendas dans le panneau latéral gauche. La liste de tout vos calendriers  et des calendriers de vos collègues auxquels vous êtes abonnés apparait.

Initialement, un calendrier intitulé Agenda Personnel (NOM Prénom/composante ) vous est attribué. Sélectionnez votre agenda personnel à partager en cliquant dessus avec le bouton droit. Un menu contextuel apparait, sélectionner Partage.

partage_agenda1

Une fenêtre avec la liste des contacts autorisés apparait. Pour partager votre calendrier, il faut réaliser 2 étapes :

  1. Rajouter le contact dans la liste donner des droits d'accès suffisant aux contacts. Cliquer sur le bouton ajouter (icône de contact avec un plus vert), une fenêtre de recherche apparait, taper le nom ou l'adresse email de la personne. Sélectionner la bonne personne dans la liste puis cliquer sur Ajouter.
  2. La personne apparait maintenant dans la liste des contacts autorisés, il faut lui donner les droits d'accès à votre calendrier. Sélectionner la personne en double-cliquant sur son nom dans la liste des contacts autorisés. Une nouvelle fenêtre avec le nom de la personne apparait. Mettre les options recommandées ci-dessous :
    • Public : Voir tout
    • Confidentiel : Voir la date et l'heure
    • Privé : Aucun
    • Décocher Cette personne peut ajouter des objets à mon agenda
    • Décocher Cette personne peut effacer des objets de mon agenda
  3. Cliquer sur Mettre à jour
  4. En option, vous pouvez automatiquement abonner l'utilisateur pour que votre calendrier apparaisse dans sa liste de calendriers. Cocher Abonner l'utilisateur dans la liste des utilisateurs autorisés.

partage_agenda2

Pour des raisons de confidentialité et de sécurité des informations, le CTI conseille de ne donner aucun droits d'accès aux utilisateurs Tout utilisateur identifié et Accès public présents dans la liste d'autorisation. Dans le cas contraire, n'importe quelle personne du campus ou même connectée à Internet pourrait avoir accès à votre calendrier.

Comment s'abonner à un agenda ?

On peut s'inscrire à un agenda de deux façon :
  • s'incrire à l'agenda public d'un  collègue
  • s'inscrire à un agenda en ligne
  • s'incrire à l'agenda public d'un  collègue

Dans la partie liste agendas à gauche, cliquer sur le bouton S'inscrire à un agenda (bouton "+" vert avec une tête).

Une fenêtre de recherche apparait, taper le nom et éventuellement prénom de la personne pour affiner votre recherche. Dans la liste des résultats, cliquer sur le "+"  à coté du nom pour faire apparaitre l'agenda associé à la personne. Sélectionné l'agenda et cliquer sur Ajouter. Au bout d'un certain temps, l'agenda sélectionné apparait dans la liste agendas et les événements apparaissent dans la vue central des calendriers.

abo_agenda

Dans la partie liste agendas à gauche, cliquer sur le bouton S'inscrire à un agenda en ligne (bouton "+" vert avec un globe).

Une fenêtre apparait qui vous demande l'URL de l'agenda : on l'obtient sur le serveur d'agenda http://ical.ecp.fr
dans le cas du planning de la 1ère année l'URL est http://ical.ecp.fr/calendars/1a-p2013.ics

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